У меня системная проблема, я пропускаю очень много сообщений и не успеваю всё читать. Мне пишут везде: в Фейсбуке, Инстаграме, Линкедине, Телеграмме, Твиттере, в почту. Бывают дни, когда я получаю по 100+ новых сообщений входящих и просто не успеваю работать и всё прочитать и всем ответить. Я по разному пытаюсь организовать процессы в разных каналах коммуникации. С телеграммом получается хуже всего, но я стараюсь.
Расскажу, что я делаю:
- Разделяю личное и рабочее на два телеграмм-аккаунта.
- Создаю шаблоны ответов на типичные вопросы.
- Переименовываю все контакты с которыми общаюсь, добавляю к имени ключевые теги.
- Единообразно называю все стандартные чаты.
- Настраиваю папки, называю их не текстом, а эмодзи, чтобы экономить место.
- Архивирую всё просмотренное и отвеченное, но не мьючу!
Подробнее:
1. Разделяю личное и рабочее на 2 телеграмма
У меня сейчас 2 телеграмма, на два разных телефонных номера.
В одном — только рабочая переписка, рабочие чаты + несколько (около десяти) ТГ-каналов, которые я читаю ежедневно.
В другом аккаунте у меня лежат все каналы про Сербию, про андрагогику, про антропологию, доказательную медицину и т.д.
Мне потребовалось пара вечеров, где я занималась ручным переносом каналов из одного телеграмма в другой.
Результат: мне очень удобно! В течении рабочего дня я не отвлекаюсь о рабочих вопросов и рабочих новостей. А вечерами и по выходным я открываю второй аккаунт и читаю то, что мне интересно.
2. Создаю шаблоны ответов на типичные вопросы.
У меня есть несколько закрытых каналов, в которых есть только я. Каналы для разных целей: есть канал с рецептами, есть канал, куда я складываю скринами отзывов на мои проекты, есть канал с фотками ребёнка и т.д.
Самый часто используемый канал: Шаблоны.
Зачем он нужен?
Я получаю много входящих сообщений от знакомых и не знакомых людей. Как-только я вижу повторяющийся вопрос, я пишу типичный ответ и кладу его в Шаблоны, чтобы не тратить время в следующий раз. Самые часто используемые шаблоны, это ответы на типичные вопросы:
- Я ищу работу, хочу попасть в базу NEWHR, вот моё резюме
- Я ищу работу, давайте вы мне найдёте работу
- Можно у вас купить карьерную консультацию?
- Сколько стоят услуги агентства NEWHR
- Хотим заказать у вас исследование зарплат
Но есть ещё другие шаблоны, например:
- Инструкция, как подготовиться к эфиру в NEWHR
- Список всех полезных ссылок про поиск работы от Hello New Job
- Список всех последних наших открытых исследований
- Адженда вопросов к брифингу с клиентом
На каждый из этих вопросов у меня есть шаблонный текст со всеми нужными ссылками. Шаблонные ответы безумно экономят время.
3. Переименовываю все контакты и добавляю ключевые теги.
У меня очень много контактов, очень много входящих. При этом я и сама пишу очень многим людям первая. Поэтому мне невозможно запомнить всех, с кем я когда-либо общалась. Поэтому я придумываю какие-то стандартизированные теги и стараюсь добавлять их к имени. Тогда я ищу человека в поиске не по имени (я не помню имя просто), а по присвоенному тегу.
Например, все коллеги у меня названы по имени фамилии + тег NEWHR. А всех клиентов я записываю по имени/фамилии + тег в виде названия компании.
4. Единообразно называю все типичные чаты
Чтобы проще было искать. Например, у нас есть такие типовые чаты:
- Hiring: Company | NEWHR
- Research: Company | NEWHR
Если я делаю интро кому-то с кем-то, я всегда называю чат одинаково:
- Intro: Ivan | Anna (+ указываю тему)
Как минимум, это помогает мне не думать на тему: а как лучше назвать чат. Как максимум, типовые названия чатов помогают лучше искать потерянное и забытое.
5. Настраиваю папки
- Раскладываю каждый канал/группу по тематическим папкам, называю папки не текстом, а эмодзи.
- Обязательно настраиваю папки с помощью дополнительных возможностей телеграмм. Например, у меня есть папка только с непрочитанными личными чатами. Очень удобно.
6. Архивирую сразу всё прочитанное и отвеченное.
Особенно это актуально теперь, когда появились сторис. Сторис, кстати, я тоже архивирую, чтобы читать сторист только от тех, кого я лично знаю.
Архивировать личные чаты и группы сразу после прочтения — очень удобно, потому что контакты не маячат толпой перед глазами, а спокойно ждут в архиве и появляются только, когда кто-то напишет что-то новое и нужно будет обратить внимание.
Чаты, за которыми мне важно следить, я специально размьючиваю (телеграм мьютит их автоматом) и тоже архивирую, чтобы реагировать асап, но только когда будет на что реагировать.
—
Перечитала и прям мощно звучит. Поэтому, вынуждена признаться, что всё это всё равно не помогает мне отвечать всегда и на всё )) Но точно знаю, что мне стало сильно легче по сравнению с тем временем, когда я всего этого не делала. Возможно, вам что-то пригодится из моих наработок.
Буду очень благодарна, если поделитесь опытом: а вы что делаете для организации большого количества коммуникации в разных каналах?
P.S. Тут нет комментариев, поэтому даю ссылку на мой ТГ-блог «Рекрутинг, котики и апокалипсис»
